如何开好一个有效的社区参与式会议

时间:2013-03-04 11:34:47 点击: 【字体: 收藏

 

    开会之前,我们要先确定讨论话题,并邀请此话题涉及的各利益相关方代表。选好会议的主持人和记录员,准备好白板,几张大白纸和彩笔。我们通常的做法是:(为了让大家更直观的看到整个会议的过程,我们以一个新居民爱心超市的拓展讨论会为例)
    第一步,使用头脑风暴法,让与会人员就我们确定的话题(比如是社区的某个问题,或者是需要调查大家在某方面的需求)各抒己见,鼓励大家尽量多说。这里可以是所有人都发言,也可以以给每个人发卡片的形式收集意见。
    在这一步,主持人布置任务,并控制时间。记录员在大白纸上记录讨论内容,内容重复的发言或卡片不保留。
    第二步,大家共同将讨论的所有内容进行分类,画表,把每一类内容填充进去(或将大家的意见卡片贴进去)。
    在这一步,主持人要引导大家考虑如何分类,思考每一个内容是否和会议主题有关,是否是可行的,并引导大家做出选择。记录员按照分类结果将讨论内容进行分类填写或粘贴。
    第三步,大家根据表格中的每一类内容进行讨论,确定最重要的内容,并由各利益相关方共同制定一个方案或行动计划。
    在这一步,主持人要引导大家根据社区的实际情况筛选出最重要的内容,制定相应方案,控制好时间。记录员负责划去或撕下不重要的内容,并记录大家讨论出来的行动计划或方案。
    第四步,根据制定的方案确定要做的具体工作,各利益相关方根据自己的资源和能力承担相应任务,即进行角色分工,并根据问题的紧迫程度确定每项工作的完成时间。如有必要,还可以确定下次开会的时间。
    在这一步,主持人要动员所有利益相关方承担工作,并要注意到是否每项工作都有人承担。记录员负责记录每项具体工作,并在其后写上执行人和执行时间。
    会议结束了,我们亟需解决的问题得到讨论了,每个利益相关方都参与了这个会议并提出了自己的想法,贡献各自的力量来解决这个问题。

 

社区参与行动  欧阳小珍